Maîtrise et dynamique du changement...

Une première phase de présentation du projet est nécessaire. Elle permet tout d’abord aux usagers de prendre connaissance des fonctionnalités disponibles. La direction peut mettre à profit ce moment privilégié pour promouvoir sa stratégie en matière d'évolution de l'outil informatique et du système d'information interne de l'établissement.

Une deuxième phase d’audit permet de déterminer les forces et faiblesses de la mise en place de l’outil au sein de l'établissement. Des processus métier, configurations et personnalisations en ressortiront.
Cette étape met en exergue l’ampleur des changements de méthodes, d’usages, et de tâches dont devra s'imprégner chaque utilisateur pour ensuite les maîtriser.

Suite à cet audit, un plan de communication interne est mis en place. Il permet d'insuffler la dynamique du changement auprès des utilisateurs. Le succès de cette étape est la clé de la réussite de l’installation de votre outil.

La quatrième étape d’installation va permettre l'accès des utilisateurs à l’outil en phase de test.
Celle-ci commence par la migration des données existantes, le cas échéant. Un assistant à la mise en route vous permet de suivre son avancement au travers des différentes thématiques (cursus et étudiants, formateurs et enseignants, etc.).
Deux méthodes de migration sont à votre disposition :

• autonome, via les outils d'import disponibles au sein de l'assistant à la migration
• assistée, en ayant recours au support de nos équipes. Celles-ci effectueront, avec vous, l'import à partir des données saisies dans les matrices mises à votre disposition.

Suite à la migration et vérification des données existantes, des formations sont dispensées par WAIABE à distance, sur site, ou suivies de manière autonome par les utilisateurs en mode "e-learning".
A l'issue de cette 4ème étape, l’outil est livré à votre établissement.

Par la suite, l’accompagnement de votre établissement par nos équipes s'effectue tout au long de votre abonnement. Celles-ci vous garantissent une assistance par tickets (intégrés au logiciel) ou par visio-chat *. Un calendrier stratégique est mis en place afin de déterminer des points périodiques afférents à la prise en main de l’outil.