Ce module permet de planifier tout type d'événement, qu'il soit à caractère pédagogique (activité issue d'un cursus de formation) ou tout autre (ex : réunion administrative, manifestation culturelle, etc.).

Un puissant système de filtres cumulables permet de générer en temps réel des plans d'activités dynamiques afférents à n'importe quel élément ou groupe d'éléments concernés (élément d'un cursus, étudiants, groupes et promotions, enseignants, personnel administratif, ... ou tout autre élément qui aurait été marqué d'une étiquette spécifique).
Les contraintes calendaires propres à chaque ressource sont prises en compte grâce à une gestion des "disponibilités / indisponibilités".

Reflétant en temps réel la moindre modification dans l'activité d'un élément, les plannings sont consultables par chacune des personnes concernées via son accès privatif.

Des rappels d'échéance et alertes en cas de modifications (par mail, SMS et messages à l'écran) peuvent être programmés sur des événements spécifiques, ou selon un système de règles.

Fonctionnalités clés

Ergonomie et souplesse d'utilisation

  • Création et modification du planning via une interface graphique, par simples clics de souris et "glisser-déposer".
  • Planification à la minute près sur tout type de période (journée, semaine, mois, …)
  • Affichage en mode calendrier graphique ou liste sur toute période souhaitée (jour, semaine, mois, année, ...)
  • Filtres cumulables agissant à la manière de "calques superposables" pour restreindre l'affichage du planning :
    • à certains types d'événements (cours, réunions, examens, événements généralistes, ...),
    • aux seuls événements propres à une ou plusieurs ressources (salle, équipement, ...),
    • à un ou plusieurs publics (groupes, promotions, étudiants, enseignants, salles, ...),
    • à toute autre combinaison de critères imaginable...
  • Gestion d'événements publics ou privés
  • Gestion des états "Prévu", "Validé, "Réalisé", "Annulé"
  • Personnalisation des styles d'affichage (couleurs, critères d'alignement des événements, données à afficher, …)

Diffusion facilitée

  • Mode d'affichage spécifique pour l'impression du planning des cours de la semaine
  • Mode d'affichage spécifique pour l'affichage sur écrans vidéo grand format (nous consulter pour solutions d'affichages dynamiques)
  • Consultation des plannings individuels via le Portail web étudiant / enseignant
  • Possibilité de notification par SMS / Mail des modifications et rappel d'un événement
  • Export du calendrier au format iCal

Aides à la programmation pédagogique

  • Possibilité de planifier une activité en la puisant dans le cursus d'une formation déjà renseignée ou en en créant une nouvelle qui viendra renseigner le cursus
  • Visualisation des zones calendaires non disponibles pour chaque type de ressource / public / type d'événement sélectionné
  • Duplication d'événements pour création en série
  • Gestionnaire de tâches, notamment pour la mise en oeuvre de prestations aux contraintes temporelles faibles (ex : corrections de copies)
  • Suivi du taux de complétion de la programmation d'un cursus (en lien avec le module "Offre pédagogique")

Gestion / réservation des ressources

  • Enregistrement des contraintes de plannings, générales ou propres à chaque ressource (vacances, jours fériés, indisponibilités, …)
  • Gestion de règles de disponibilité / indisponibilité
  • Possibilité d'affectation de plusieurs ressources / public à un même événement (plusieurs intervenants, plusieurs groupes, plusieurs équipements, …)
  • Affectation de taux horaires aux intervenants selon des barèmes paramétrables (plan de charge en lien avec les modules "Finances" et "RH")
  • Processus de validation des réservations de ressources
  • Vue synthétique de l'utilisation de l'ensemble des ressources en temps réel

Gestion des absences / présences / retards

  • Prise en compte dynamique des effectifs ajoutés aux cohortes (promotions, groupes, ...)
  • Prise en compte d'absences à l'avance 
  • Gestion de rattrapages (avant ou après l'événement)
  • Statistiques (absences par UE, par cours, ...)
  • Envoi d'alertes sms / mail à chaque absence ou au delà de seuils paramétrables
  • Impression des feuilles d'appel et rapports d'absences

A retenir...

  • Un puissant système de filtres permettant de générer des plannings / plans d'activité correspondant à n'importe quel type de besoin.
  • Une diffusion efficace sur supports imprimés, smartphones ou réseaux d'écrans dynamiques.
  • Un suivi temps réel de l'engagement des ressources (intervenants, salles et équipements, ...).
  • Des alertes et un suivi de la complétion des cursus.