Chaque session d'inscription donne lieu à la réception de candidatures, l'organisation éventuelle d'épreuves de sélection puis au traitement administratif des Dossiers Etudiants dans le cadre de l'inscription des étudiants retenus.
Les cohortes/promotions/groupes sont alors établis et les informations collectées permettent la création de documents tels que les cartes d'étudiants, certificats de scolarité et enquêtes légales, ainsi que les accès au Portail web étudiant.

Fonctionnalités clés

Organisation des sessions d'inscription et traitement des candidatures

  • Renseignement des conditions d'accès à la formation (sur concours et/ou dossier, modalités administratives et tarifaires des sélections, dates d'ouverture et clôture des sessions, dates et règlement des examens d'entrée, ...)
  • Gestion simultanée de plusieurs sessions afférentes à plusieurs sélections
  • Gestion des sélections à admissibilité commune à plusieurs établissements
  • Planification des ressources nécessaires aux sélections : personnels, salles, matériels, ... (nécessite le module "Planification")
  • Possibilité de publication automatisée des informations afférentes à la session d'inscription vers des cibles multiples
    • site web
    • réseaux sociaux (facebook, linkedin, ...)
    • mailing de prospects et partenaires prescripteurs
  • Collecte des candidatures, facilitée via les formulaires web (Module Business Process & Intelligence)
  • Attribution aux candidats d'un accès au Portail web leur permettant de renseigner leur dossier en ligne, suivre son traitement et consulter les informations/documents mis à leur disposition ainsi que les résultats obtenus aux examens.

Organisation des sélections / concours

  • Descriptif : critères d’admission, règles de calculs, renseignements pratiques afférents aux sessions et épreuves
  • Gestion des listes d’attente, des ex-aequo
  • Gestion des absences et désistements
  • Prise en compte des équivalences pour les admissibilités
  • Prise en compte des désistements dans le calcul des rangs d’admissibilité et d’admission
  • Publication des résultats : web (site internet, portail web candidat)

Traitement administratif des dossiers d'inscription

  • Gestion des inscriptions, individuelles (dont inscription en ligne en lien avec site Internet), ou par lots
  • Suivi de la complétude des dossiers d’inscription reçus par courrier ou via l’espace web dédié
  • Gestion des relances
  • Enregistrement des admissions définitives

Gestion des effectifs étudiants

  • Constitution des promotions, cohortes, classes ainsi que divers groupes et sous-groupes correspondant aux profils d'études et options choisies (ex : langues)
  • Edition des trombinoscopes
  • Gestion éventuels de délégués / représentants des étudiants

A retenir...

  • Un recueil de candidatures et un traitement des inscriptions facilités par les formulaires et paiement en ligne, ainsi que le portail web
  • Un suivi automatisé de la complétude des dossiers et des relances afférentes
  • Une gestion avancée des examens d'entrée s'adaptant à tous les cas de figure
  • Une édition aisée de l'ensemble des documents administratifs
    • listes (inscrits, admissibles, admis, listes d’attente pour chaque concours, convocations, listes d’émargement, ...)
    • étiquettes de tables,
    • notifications,
    • cartes d'étudiants,
    • certificats de scolarité,
    • etc.